Fatia Putri Ramadhoni

LEMBAR PINJAM ARSIP Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaannya :  Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip  Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.  Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam  Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.  Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu : • Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat arsip sebgai pengganti arsip. • Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman yang di satukan bersama dengan surat yang di pinjam. • Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.

KARTU INDEKS Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/ warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5 cm. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor, karena kartu indeks ini berupa indeks nama suatu instansi atau nama perorangan. Maka, untuk sistem abjad tidak perlu menggunakan kartu indeks, karena dalam kode surat sudah di indeks. Secara umum, indeks memiliki tiga macam pengertian yaitu : 1. Secara umum, indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat 2. Dari segi perpustakaan, indeks diartikan sebagai katalogisasi, indeks film, buku deskripsi, judul film, subjek masalah atau nomor klasifikasi 3. Indeks dalam pengertian kearsipan, merupakan petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat menyimpan arsip, sehingga mudah ditemukan kembali. Kegunaan Indeks Kegunaan indeks dalam dunia administrasi adalah untuk me

BUKU AGENDA SURAT Buku agenda surat adalah buku yang di gunkaan untuk mencatat baik surat masuk maupun surat keluar, mulai dari tanggal penerimaan sampai kode pengarsipan. Buku agenda ini di buat untuk pencatatan dalam satu periode sesuai dengan aturan instansi atau perusahaan. Fungsi buku agenda, meliputi: 1. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat 2. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu. 3. Untuk mengetahui penomoran surat keluar. 4. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat. Macam-macam Buku Agenda ada 3 jenis, yaitu: 1. Buku Agenda Tunggal Buku agenda tunggal adalah buku agenda dimana pencatatan surat masuk dan surat keluar di catat dalam satu buku dan satu lembar yang sama dan secara berurutan. Pada buku ini pencatatan data surat masuk dan data surat keluar dilakukan berurutan pada kolom yang sama. Pembedanya hanyalah pada kode, M = menyatakan surat masuk, dan K = menyatakan surat keluar. Buku ini biasanya digunakan pada

PERFORATOR Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut: 1. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. 2. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. 3. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Perforator Cara menggunakan perforator: 1. Ambil kertas dengan jumlah sesuai ukuran perforator 2. Lipat satu kertas menjadi 2 bagian 3. Masukkan kertas yang sudah di lipat dengan kertas yang lainnya pada penjepit perforator, lalu tekan perforator 4. Setelah selesai, ganjal perforator dengan penyangga yang ada untuk merawat perforator agar lebih awet

GUIDE Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide di buat berdasarkan sistem yang di gunakan dan sesuai dengan daftar klasifikasi yang di buat. Cara membuat guide sendiri yaitu: 1. Potong kertas karton tebal dengan ukuran HVS. 2. Tambahkan guide di ujung bagian vertikal karton. 3. Tulis kode guide yang akan di gunakan, bisa berupa abjad, nomor, bulan, tanggal, dan sistem lainnya. 4. Tata guide secara urut ke dalam laci filling cabinet.

CARDEX (CARD INDEX) CABINET Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. Cara Penyimpanan kartu indeks ke dalam Cardex Cabinet: 1. Isi lembar kartu dengan lengkap Contoh kartu indeks bisa lihat di link : 2. Beri kode indeks pada kartu dengan memperhatikan cara mengindeks seperti di bawah ini: Baca aturan mengindeks di : 3. Simpan Kartu indeks sesuai dengan urutan abjad, penyimpanan di susun kebelakang mulai A - Z 4. Contoh Kartu indeks: Nama : Indah Dewi Pertiwi Kode Indeks : In Laci indeks : I Urutan indeks : In (Di belakang “Im”) Berikut adalah video penyimpanan kartu indeks ke dalam cardex cabinet:

ALAT SORTIR Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat ini digunkan dalam proses penanganan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan kepentingan masing-masing. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. Alat sortir ini ada pada bagian pengarah dan penyortiran di lakukan oleh pengarah. Baki Surat/Paper Tray: Cara menyortir suart sebagai berikut: 1. Surat di terima oleh penerima surat 2. Surat di agendakan oleh agendari pada buku agenda 3. Sebelum surat di berikan kepada arsiparis, surat di sortir terlebih dahulu sesuai dengan kepentingannya atau sesuai dengan disposisi pimpinan 4. Apabila surat tersebut hanya di balas, maka di letakkan pada bagian 1 yaitu bagaian atas 5. Apabila surat tersebut tergolong pada surat penting dan hanya di simpan, maka di letakkan pada bagaian nomor 2 a

STAPLER Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi: 1. stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. 2. stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. 3. stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. 1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. 2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.

MAP ARSIP Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip di bagi menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut: 1. Map Vertikal a. Stopmap Folio Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. b. Map snelhecter Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan m

Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.

MENGAPA KITA HARUS MENGGUNAKAN SISTEM KEARSIPAN? Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mencarai berbagai keteranan yang di perlukan bagi tindakan atau pusatan yang akan datang dalam sutau instansi maka arsip harus di atur dan di pelihara dengan sebaik-baiknya. Sebagai akibat dari pengabaian terhadap asip , tatausaha ini banyak menimbulkna kesulitan. Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya di hadapi oleh instansi-instansi itu ialah bertalian dengan hal-hal berikut: 1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang di perlukan oleh pmpinan instansi atau suatu organisasi lainnya. 2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oelh pimpinan atau suatu organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak di kembalikan. 3) Bertambahnya surat secraa terus-menerus ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi. 4) Tata kerj

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Perumusan-perumusan dalm Peraturan Presiden itu agak membingungan , demikian pula pemakaian istilah “arsip” dalam arti umum dan khusus dapat meruwetkan pengertian. Oleh karena itu, sebagai rangkuman dapatlah di berikan perumusan yang lebih jelas sebagai berikut: Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern “Arsip adalah kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secraa cepat di temukan kembali.” Selain it