Mengapa kita harus menggunakan sistem kearsipan

MENGAPA KITA HARUS MENGGUNAKAN SISTEM KEARSIPAN? Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mencarai berbagai keteranan yang di perlukan bagi tindakan atau pusatan yang akan datang dalam sutau instansi maka arsip harus di atur dan di pelihara dengan sebaik-baiknya. Sebagai akibat dari pengabaian terhadap asip , tatausaha ini banyak menimbulkna kesulitan. Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya di hadapi oleh instansi-instansi itu ialah bertalian dengan hal-hal berikut: 1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang di perlukan oleh pmpinan instansi atau suatu organisasi lainnya. 2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oelh pimpinan atau suatu organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak di kembalikan. 3) Bertambahnya surat secraa terus-menerus ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi. 4) Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas amak perlu di pelajari, diatur, dan diperkembangkan pedoman-pedoman mengenai: a) Sistem penyimpanan warta yang tepat bagi masing-masing instansi b) Tatakerja penyimpanan dan pemakaian warkat c) Penyusutan arsip secara teratur d) Penataran pegawai-pegawai bagian kearsipan sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahian di bidang kearsipan terbaru yang efesien.