Fatia Putri Ramadhoni

STAPLER Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi: 1. stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. 2. stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. 3. stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. 1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. 2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.

MAP ARSIP Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip di bagi menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut: 1. Map Vertikal a. Stopmap Folio Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. b. Map snelhecter Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan m

Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.

MENGAPA KITA HARUS MENGGUNAKAN SISTEM KEARSIPAN? Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mencarai berbagai keteranan yang di perlukan bagi tindakan atau pusatan yang akan datang dalam sutau instansi maka arsip harus di atur dan di pelihara dengan sebaik-baiknya. Sebagai akibat dari pengabaian terhadap asip , tatausaha ini banyak menimbulkna kesulitan. Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya di hadapi oleh instansi-instansi itu ialah bertalian dengan hal-hal berikut: 1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang di perlukan oleh pmpinan instansi atau suatu organisasi lainnya. 2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oelh pimpinan atau suatu organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak di kembalikan. 3) Bertambahnya surat secraa terus-menerus ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi. 4) Tata kerj

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Perumusan-perumusan dalm Peraturan Presiden itu agak membingungan , demikian pula pemakaian istilah “arsip” dalam arti umum dan khusus dapat meruwetkan pengertian. Oleh karena itu, sebagai rangkuman dapatlah di berikan perumusan yang lebih jelas sebagai berikut: Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern “Arsip adalah kumpulan warkat yang di simpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat secraa cepat di temukan kembali.” Selain it